İmza Sirküleri Nasıl Alınır, Ne İşe Yarar?

Bir şirketi temsil eden kişinin attığı imzanın geçerli olup olmadığını karşı taraf nasıl anlar? Bankalar, kurumlar ve iş ortakları bu soruyu çoğunlukla imza sirküleri ile yanıtlar. Bu yazıda imza sirküleri nedir, ne işe yarar ve nasıl alınır konularını anlaşılır biçimde ele alıyoruz.

İmza Sirküleri Nedir?

İmza sirküleri, bir şirketin yetkili kişilerinin kimler olduğunu, bu kişilerin imzalarını ve imza yetkilerinin kapsamını gösteren noter onaylı belgedir. Genellikle sermaye şirketleri, yani limited ve anonim şirketler için düzenlenir. Belgede yetkilinin adı, soyadı, görevi, yetki şekli (tek başına mı yoksa birlikte mi imzalayacağı) ve imza örneği bulunur.

Belgenin dayanağı, şirketin ana sözleşmesi ve ticaret siciline tescilli yönetim bilgileridir. Yetkililer veya yetki sınırları değiştiğinde, mevcut sirküler eskimiş olur ve yenisinin düzenlenmesi gerekir. Bu konuyu ticaret sicil gazetesi yazımızda da kısaca ele almıştık.

İmza Sirküleri Ne İşe Yarar?

İmza sirküleri, şirket adına atılan imzaların yetkili kişiden geldiğini kanıtlar. Başlıca kullanım alanları şunlardır:

Banka hesabı açmak, kredi ve teminat işlemleri yapmak
İhalelere katılmak ve kamu kurumlarıyla sözleşme imzalamak
Tapu, araç veya gümrük işlemlerinde şirketi temsil etmek
Vekâletname ve taahhütname gibi belgelerde yetkiyi göstermek
Tedarikçi ve müşterilerle yapılan büyük sözleşmelerde güven sağlamak

Örneğin Shopify ile dropshipping iş modelinde bir ödeme kuruluşuyla veya tedarikçiyle kurumsal anlaşma yapacaksanız, karşı taraf yetkinizi doğrulamak için sirküler isteyebilir.

İmza Sirküleri Nasıl Alınır?

İşlem noterde yapılır. Tek kişilik bir yetkili için bile sürecin temel adımları benzerdir:

Şirketin ticaret siciline kayıtlı olduğundan ve yetkili bilgilerinin güncel olduğundan emin olun.
Noterin istediği belgeleri hazırlayın: genellikle şirketin güncel ticaret sicil gazetesi ya da tescil belgeleri, yetkililerin kimlik belgeleri ve ana sözleşme.
Yetkili kişilerle birlikte notere gidin; imzalar noter huzurunda atılır.
Düzenlenen belgenin kaç nüsha gerektiğini önceden belirleyin ve harç ile ücretleri sorun.

İstenecek belgeler ve ücretler noterden notere ve zamana göre değişebilir. Gitmeden önce telefonla ya da noterin internet sitesinden güncel gereklilikleri öğrenmeniz zaman kazandırır. Şahıs işletmelerinde ise sirküler yerine çoğunlukla imza beyannamesi kullanılır; iki belge benzer amaca hizmet etse de kapsamları farklıdır.

Sirküler Hangi Durumlarda Yenilenir?

İmza sirkülerinin kanunda sabit bir son kullanma tarihi olmasa da, pratikte birçok kurum yakın tarihli sirküler talep eder. Bazı bankalar ve ihale kurumları belgenin belirli bir süre içinde düzenlenmiş olmasını isteyebilir. Bu sürenin ne kadar olduğu kuruma göre değişir; belgeyi isteyen taraftan doğrudan öğrenmek en güvenli yoldur.

Yönetim kurulunda, müdürlerde ya da imza yetkisinde bir değişiklik olduğunda yeni sirküler çıkartmak gerekir. Eski belgeyi kullanmak, karşı tarafta hem hukuki hem de ticari sorun yaratabilir. Şirket ortaklık yapısını değiştirmeyi planlıyorsanız, önce değişikliğin ticaret siciline tescil edilmesini, sonra yeni sirkülerin alınmasını beklemek en sağlıklı sıradır.

Sirküler ve Vergi Levhası Arasındaki Fark

İki belge sık karıştırılır. Vergi levhası işletmenin vergi kaydını gösterir ve e-Devlet üzerinden alınır; imza sirküleri ise kimin şirket adına imza atabileceğini gösterir ve noterde düzenlenir. Bir banka hesabı açarken genellikle her ikisi de istenir, çünkü biri işletmenin varlığını, diğeri temsil yetkisini kanıtlar.

Sık Yapılan Hatalar

Ticaret siciline tescil edilmemiş bir yetki değişikliğine göre sirküler talep etmek
Gerekli belgeleri eksik götürüp noterde ikinci kez gitmek zorunda kalmak
Eski tarihli sirkülerle işlem yapmaya çalışmak
Yetkinin tek başına mı, birlikte mi kullanılacağını yanlış beyan etmek

Sonuç

İmza sirküleri, şirket yetkililerinin imza yetkisini resmen ortaya koyan, bankadan ihaleye pek çok işlemde karşımıza çıkan bir belgedir. Noterde yetkililerin katılımıyla düzenlenir ve yetki değişikliklerinde yenilenmelidir. Belge, ücret ve süre gibi ayrıntılar değişebildiği için güncel bilgi için noterinize ve ilgili kuruma başvurun, gerekirse bir avukat veya mali müşavire danışın. Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır.

Mutlu

Üzgün

Sinirli